Rheinpromenadenfest

Eine gute Zeit am Rhein

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Das 3. Mannheimer Promenadenfest liegt hinter uns: Was lief gut, was könnte einfacher oder besser gemacht werden?

Um beim nächsten Mal noch besser zu werden, freuen wir uns über Feedback „in Windstärke 12“! So können wir mit- und voneinander lernen.

Die nachstehende Liste sind auch die Anregungen aus dem → Nachbereitungstreffen im Juni 2018 eingegangen. Eingehende Rückmeldungen sortieren wir nach dem Prinzip „Start – Stop – Continue“ (die Liste wird fortlaufend ergänzt):

> Start

  1. Veranstaltungszeiten auf Besucherverhalten ausrichten: Mittagessens-, Kaffee & Kuchen- und Abend-Besucher. Lösungsvorschlag: Rheinpromenaden-Fest bereits am Samstagabend starten und erst am Sonntagabend beenden – zumindest im Gastro-Bereich. Zu klären ist: Weil die meisten Schäden bei Veranstaltungen bei hektischem Abbau entstehen, ist zu klären, wie ein Abbau am späteren Sonntagabend ebenso gelassen und umsichtig stattfinden kann, wie bisher. Das schont Nerven und Umwelt.
  2. Einnahmen steigern (Ausgaben können nicht weiter gesenkt werden): Kosten von ca. 8.000 Euro (für Erste-Hilfe, Müllentsorgung, Plakate, Genehmigungen, Technik, …) stehen Einnahmen von 6.500 Euro gegenüber: 3.000 Euro von Standanbietern, 2.000 Euro von Sponsoren, 1.500 Euro von Festteilnehmenden (das Ziel von 3.000 Euro konnte nicht erreicht werden). Lösungsvorschlag: Aktionsanbieter und Festteilnehmer konsequenter einbinden – nach Möglichkeit ohne Kostenbeiträge, die Finanzschwächere ausbooten. Alternativ: Promenadenfest umkonzipieren, um aufwändige und risikoträchtige Aktivitäten abzugeben.
  3. Kommunikation konzentrieren: Papier-Einladungen zu verteilen, ist aufwändig, auch der Versand von E-Mails brauchen ca. 48 Stunden, um ca. 3.000 Interessierte zu erreichen. Lösungsvorschlag: E-Mail-Verteiler weiter reduzieren auf wirklich Interessierte; ggf. bevorzugter Versand an Abonennten.
  4. Haltverbot / Zebrastreifen an Straße zwischen Jugendherberge und Rheinwiesen einrichten, um Festbesuchern den Übergang zu erleichtern. (2018 hatten wir der Stadtverwaltung empfohlen, die Straße zu sperren; dieser Vorschlag wurde nicht umgesetzt. Es kam zu riskanten Szene auf der Rheinpromenade – wie an anderen Sommertagen auch.)
  5. Aktions- und Standamnbieter beraten, wie sie ihr Angebot optimieren – hinsichtlich ihrer Kommunikationsziele, der erreichbaren Zielgruppen und die Formate, die zum Promenadenfest passen.
  6. Standorte für Gottesdienst und Aktionsangebote in Schattenbereiche verlegen, damit die Festteilnehmenden nicht vor der Sonne flüchten müssen. Teilnehmende einladen, sich für Gottesdienst etc. Sonnenschirm mitzubringen.
  7. „Ordnungspantomimen“ einsetzen: geschminkt = auffällig, stumm = dezent, mit Hinweisschildern = klare Botschaft
  8. Darauf achten, dass Standanbieter genau das anbieten, was sie versprochen haben (damit alle Waren angeboten und Konflikte vermieden werden).
  9. Aktionsanbietern empfehlen, sich Sonnenschirme (Sonnenschutz) für die Rheinwiesen zu organisieren.
  10. Verbindlich und fair alle Stand- und Aktionsanbieter sanktionieren, die die Spielregeln verletzen.
  11. Erlebnisinsel 2 (Kinder-Mitmachprogramm) mehr in Richtung Bäume / Jugendherberge legen.
  12. Malangebote für Jugendliche machen.
  13. Webseite übersichtlicher gestalten.
  14. Standanbieter einladen, Sitzgelegenheiten mitzubringen – je nach Platz auch außerhalb ihrer Standfläche (Koordination erforderlich).
  15. Erlebnisinseln kleinteiliger und präziser benennen, damit (Workshop-)Angebote leichter gefunden werden (zum Beispiel „Kanu-Club-Arena“, …).
  16. Abstimmung mit Reederei Viking herstellen, damit deren Touristenbusse den Aufbau im Bereich Jugendherberge nicht behindern und Konflikte an der Rheinpromenade zu reduzieren.
  17. Ansprechpartner (Stagemaster, …) mit Namensschildern erkennbar machen.
  18. Auf Plakaten auch Veranstaltungsdatum und -uhrzeit nennen.

 

■ Stop

  1. Trittbrettfahrer stoppen (Eiswagen). Lösungsvorschlag: Trittbrettfahrer  freundlich auf den Umstand hinweisen und für’s kommenden Jahr als Standanbieter einladen, der seinen fairen Kostenbeitrag bezahlt – wie alle anderen auch.
  2. Drei Aktionsanbieter haben entgegen der Vereinbarung einen Informationsstand / ein Zelt aufgebaut. Das ist auf den Rheinwiesen nicht möglich, nur auf den Flächen im Jugendherberge und bei den Wassersportvereinen; und das ist Standanbieter vorbehalten, die dafür einen Kostenbeitrag leisten. Aktionsanbieter darüber informieren, dass sie nach den Allgemeinen Spielregeln dafür den doppelten Kostenbeitrag zu entrichten haben.
  3. Einzelne Stand- und Aktionsanbieter haben vor Veranstaltungsende um 17:00 Uhr abgebaut. Damit haben sie gegen vereinbarten Spielregeln und Behördenauflagen verstoßen. Vorzeitiger Standabbau ist zu stoppen, um Unfallrisiken zu verringern und vorzeitige Aufbruchsstimmung zu vermeiden.
  4. Im Bereich Jugendherberge haben sich einzelne Jugendherbergs-Gäste auch nach Festende bei den Ständen bewegt. Das kann riskant werden, weil Standanbieter dann abbauen wollen. Lösungsvorschlag: Eingang Jugendherberge ab 17:00 Uhr sperren, konsequent auf Ausschankschluss achten; erst ab 17:30 Uhr Zelt-/Standabbau und Gelände-/Fahrzeugbewegungen.
  5. Grußworte zur Offiziellen Eröffnung kürzen.
  6. Entladeparkplätze an der Jugendherberge streichen, weil sie unnötig waren (Standanbieter gehen fair miteinander um).
  7. Einladungsheft weniger umfangreich gestalten.
  8. Einem Standanbieter wurde seine Handkasse entwendet: Verbrechen beim Promenadenfest stoppen.

 

>> Continue

  1. Alle, die das Promenadenfest gestaltet haben – Stand- und Aktionsanbieter, auch jede Festteilnehmerin und jeder Festteilnehmer), haben vorbildlich für Sauberkeit gesorgt: Nach dem Fest waren die Rheinwiesen sauberer als vorher. Diese gelebte Nachhaltigkeit soll auch in Zukunft bleiben.
  2. Nach Erfahrungen aus dem Vorjahr haben wir ab 17:00 Uhr den Hof der Jugendherberge für Festteilnehmer gesperrt, damit Standanbieter sicher abbauen können. Damit folgen wir Behördenauflagen; das macht’s für alle leichter und sicherer. Auch wenn das einzelnen Festteilnehmenden nicht gefällt, wollen wir Vorgehen beibehalten.
  3. Die Essensversorgung war vielfältig und gut, auch für Familien gab es gute Angebote. Verteilung von Speisen- und Getränke-Angeboten  lief 2018 gut = besser als im Vorjahr.
  4. Putzdienst für WCs lief 2018 gut = besser als im Vorjahr.
  5. Weiterhin alle Stand- und Aktionsanbieter darauf hinweisen, dass sie bei Sonnenwetter pro Person mindestens drei Liter Wasser zum Trinken dabei haben sollten.
  6. Weiterhin die Rheinpromenaden bei dem Wassersportvereinen mit Angeboten attraktiv gestalten: Im Vergleich zu den Vorjahren haben wir 2018 die Leute dorthin locken können. Allerdings führte das zu Mehraufwand, dem nicht alle Wassersportvereine gewachsen waren – trotzdem sie vom Rheinpromenaden-Fest profitieren dürften.
  7. Bewährt hat sich, den Behörden alle Informationen auf einer Webseite zur Verfügung zu stellen – auch wenn Details in der Zusammenarbeit klärungsbedürftig sind.
  8. Gut war, jedem Standbetreiber und  Aktionsanbieter ein Erste-Hilfe-Päckchen (teilweise Spende Christophorus-Apotheke) zur Verfügung stellen. Das entlastet die DLRG-Erste Hilfe von Bagatellfällen und macht deutlich, dass jeder bei einem kleinen Wehwehchen helfen kann.
  9. Konstruktive Menschen weiterhin ihr Fest mitgestalten lassen (= nicht alles vorgeben); zeigen, dass es mehr gibt als wir auf den ersten Blick wahrnehmen.
  10. Weiterhin einfach-auffällige Plakate eine Woche vor dem Fest hängen, hat sich bewährt.
  11. Kinder-Mitmach-Angebote auf den Rheinwiesen weiterführen und so gestalten, dass sie vom Fahnenmasten bis auf die Wiese vor der Jugendherberge verteilt sind. Auf diese Weise wird ein Bezug zwischen den Angeboten auf den Rheinwiesen (Erlebnisinsel 2) und denen im Bereich Jugendherberge (Erlebnisinsel 3) hergestellt.
  12. Weiterhin mit ca. 200 Ehrenamtlichen arbeiten, diese jedoch klarer auch für Aufgaben einbinden, die der Allgemeinheit nützen: Plakate auf-/abhängen, Einladungen verteilen, Kostenbeiträge einsammeln, Anzeigenkunden / Sponsoren einladen, …

Ergänzungen bitte als Kommentar (unten) oder als → E-Mail an Jens Flammann.


Das 2. Mannheimer Promenadenfest liegt hinter uns: Was lief gut, was könnte einfacher oder besser gemacht werden?

Um beim nächsten Mal noch besser zu werden, freuen wir uns über Feedback „in Windstärke 12“! So können wir mit- und voneinander lernen.

In die nachstehende Liste sind auch die Anregungen aus dem Nachbereitungstreffen im Juni 2017 eingegangen. Eingehende Rückmeldungen sortieren wir nach dem Prinzip „Start – Stop – Continue“ (die Liste wird fortlaufend ergänzt):

> Start

  1. Die Essensversorgung war grundsätzlich gut, kann für ein Familienfest freilich noch ergänzt werden – ohne auf ein billiges Wurst & Pommes-Niveau zu gehen. Denkbar sind qualitativ wertvolle, allerdings einfachere Speisen zu günstigen Preisen; denkbar ist auch, mit einem Picknick-Korb-Angebot eine gute Alternative zu schaffen.
  2. Aufwand senken, Einnahmen steigern: Kosten von ca. 4.300 Euro (für Erste-Hilfe, Müllentsorgung, Plakate, Genehmigungen, Technik, …) stehen Einnahmen von ca. 3.700 Euro (Standbetreiberbeiträge, ein Sponsor) gegenüber. Aktionsanbieter und Festbesucher stärker einbinden bei überschaubaren Aufgaben: Einladungen verteilen, …
  3. Einladung / Kommunikation erleichtern: 6.000 Papier-Einladungen zu verteilen ist zeit- und kostenaufwändig, besser Anzahl der E-Mail-Einladungen steigern
  4. Alle Standbetreiber und Aktionsanbieter darauf hinweise, dass sie bei Sonnenwetter pro Person mindestens drei Liter Wasser zum Trinken dabei haben sollten.
  5. Weitere Essensangebote für Familien ermöglichen – preislich angemessen und kurze Wartezeiten.
  6. Mit Wimpelkette, Attraktion (Feuerwehr-Fahrzeug, …) auf Aktivitäten auf dem Gelände des Kanuclub Mannheim (entferntester Ausläufer des Promenadenfestes) hinweisen.
  7. Verpflegungsgutscheine für Akteure einführen, damit Standbetreiber einen Überblick gewinnen, wer berechtigt einen Nachlass erhalten soll.
  8. Veranstaltungskonzept auf Besucherverhalten ausrichten: Mittagessens- und Kaffee & Kuchen-Besucher
  9. Putzdienst für WCs klarer vereinbaren und Umsetzung überprüfen
  10. Angebote von Speisen und Getränken sowie deren Standort-Verteilung besser planen; Standbetreiber darauf festlegen (2017 gab es Missverständnisse → keine Getränke am Ruder-Club)
  11. Haltverbot / Zebrastreifen an Straße zwischen Jugendherberge und Rheinwiesen einrichten, um Festbesuchern den Übergang zu erleichtern

■ Stop

  1. Die Stadtverwaltung hat dadurch für Irritationen gesorgt, dass sie Flächen gleichzeitig an Stadtevents (als Veranstalter des Promenadenfestes) und an Standbetreiber des „Tages der Artenvielfalt“ vergeben hat. Auch wenn die Stände inhaltlich zusammengepasst haben, hat die Stadtverwaltung unterschiedliche „Spielregeln“ billigend in Kauf genommen: Die Stände des „Tages der Artenvielfalt“ wurden indirekt mit Steuermitteln gefördert, alle anderen mussten mit eigenen Mitteln zum Fest beitragen. Klar, es kann und darf auch den Mitarbeitern einer öffentlichen Verwaltung passieren, dass sie eine Entscheidung treffen, die inkonsistent ist und im Widerspruch zur Gemeindeordnung steht. Für die Zukunft wollen wir daraus lernen, um solche Fehler abzustellen.
  2. Einzelne Stände haben vor Veranstaltungsende um 17:00 Uhr abgebaut. Vorzeitiger Standabbau ist zu stoppen, um Unfallrisiken zu verringern und vorzeitige Aufbruchsstimmung zu vermeiden.
    Im Bereich Jugendherberge haben sich einzelne Jugendherbergs-Gäste auch nach Festende bei den Ständen bewegt. Zukünftig wollen wir absperren, um Jugendherbergs-Gäste und abbauende Standbetreiber voneinander fernzuhalten. Das macht’s für alle leichter und sicherer.
  3. Aktionsanbieter und Standbetreiber dabei unterstützen / beraten, dass sie ihr Angebot optimieren – hinsichtlich ihrer Kommunikationsziele, der erreichbaren Zielgruppen und die Formate, die zum Promenadenfest passen.
  4. Kommunikation zwischen Projektleitung Kinderprogramm und Projektleitung Gesamtveranstaltung war aufwändig, auch weil die verschiedenen Beteiligten unterschiedliche Ziele verfolgen: buntes Kinderprogramm, Geld für die Deckung der Kosten einnehmen, Sicherheit und Sauberkeit, inhaltliche Themen, … Zukünftig braucht es eine Lösung, die die Abstimmungsprozesse in der Vorbereitung und beim Fest leichter gestaltet.

>> Continue

  1. Alle, die das Promenadenfest gestaltet haben (von Standbetreibern über Aktionsanbieter bis zu jeder Besucherin und jedem Besucher), haben vorbildlich für Sauberkeit gesorgt: Nach dem Fest waren die Rheinwiesen sauberer als vorher. Diese gelebte Nachhaltigkeit soll auch in Zukunft bleiben.
  2. Die Veranstaltungszeit hat von 10:30 bis 17:00 Uhr hat sich bewährt – auch, wenn einzelne Menschen erst zum Festende kamen. Weil der Abbau am Sonntagabend bis 20:00 Uhr erledigt war, findet er – anders als bei anderen Veranstaltungen – gelassen und umsichtig statt. Das schont Nerven und Umwelt (denn: die meisten Schäden bei Veranstaltungen entstehen bei hektischem Abbau…).
  3. Bewährt hat sich, den Behörden alle Informationen auf einer Webseite zur Verfügung zu stellen – auch wenn Details in der Zusammenarbeit klärungsbedürftig sind.
  4. Gut war, jedem Standbetreiber und  Aktionsanbieter ein Erste-Hilfe-Päckchen (Spende Christophorus-Apotheke) zur Verfügung stellen. Das entlastet die DLRG-Erste Hilfe von Bagatellfällen und macht deutlich, dass jeder bei einem kleinen Wehwehchen helfen kann.
  5. Konstruktive Menschen weiterhin ihr Fest mitgestalten lassen (= nicht alles vorgeben); zeigen, dass es mehr gibt als wir auf den ersten Blick wahrnehmen.
  6. Weiterhin einfach-auffällige Plakate eine Woche vor dem Fest hängen, hat sich bewährt – auch, wenn einzelne Standorte zu überdenken sind (an der Otto-Selz-Straße wurden etliche Plakate abgerissen).
  7. Die Position der Aktionsanbieter auf den Rheinwiesen war optimal, weil die Besucher die Angebote schnell überblicken konnten.

Ergänzungen bitte als Kommentar (unten) oder als → E-Mail an Jens Flammann.

Mannheimer Promenadenfest im → „Mannheimer Morgen“ und → „Lindenhof aktuell“ (Beitrag in „Neckarau-Almenhof Nachrichten“ soll in Kürze erscheinen.)